Schlagworttool-Hilfe
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Das Schlagworttool ist eine vom FIZ Karlsruhe, Bundesarchiv und Landesarchiv Baden-Württemberg entwickelte Webanwendung, mit der Sie Ihr Archivgut eigenständig für Themenportale aufbereiten können. Aktuell verfügbar ist das Themenportal "Weimarer Republik".
Dazu versehen Sie Ihre Findmittel mit Schlagwörtern aus unserer Systematik. Diese werden anschließend von einer Kontrollinstanz (den Administrator*innen) begutachtet und sind danach über die Kategorien und die Schlagwortauswahl im Themenportal sowie weiterhin im Archivportal-D auffindbar.

 

1. Der Weg ins Schlagworttool

1.1 Log-in und Registrierung

Für die Nutzung des Schlagworttools müssen Sie sich manuell freischalten lassen. Nehmen Sie dazu Kontakt zu uns auf (s. E-Mailadresse rechts). Nach der erfolgreichen Registrierung gelangen Sie im Bereich "Meine Listen" über den Button "Liste im Schlagworttool bearbeiten" oder über die URL
www.archivportal-d.de/schlagworttool/ ins Schlagworttool. Wenn Sie für das Schlagworttool ein Google- oder Yahoo-Konto verwenden möchten, müssen Sie sich ebenfalls registrieren und E-Mailadresse und Passwort in die Felder eingeben – mit einem Log-in über den Google- oder Yahoo-Button können Sie das Schlagworttol nicht nutzen.

 

1.2 Merklisten erstellen

Bevor Sie mit der Arbeit im Schlagworttool beginnen, überlegen Sie sich, welche Archivgut-Objekte aus dem Archivportal-D Sie mit dem Schlagworttool aufbereiten möchten. Erstellen Sie hierzu einzelne Merklisten im Archivportal-D, z. B. zu verschiedenen Beständen Ihres Archivs oder zu Themenbereichen des Themenportals. Danach wechseln Sie über den Button "Liste im Schlagworttool bearbeiten" ins Schlagworttool. 

Der Weg ins Schlagworttool
Über den Button "Liste im Schlagworttool bearbeiten" erreichen Sie das Tool.

Merklisten, die im Schlagworttool bearbeitet werden sollen, sollten aus Performance-Gründen nicht mehr als 500 Objekte umfassen, da es sonst zu sehr langen Ladezeiten beim Start des Tools kommen kann. Neben der voreingestellten Merkliste "Alle Objekte" können Sie auch selbst neue Merklisten erstellen und Objekte aus "Alle Objekte" in Ihre selbsterstellten Merklisten kopieren.

 

1.3 Systematik kennen lernen

Wir empfehlen, vor der Schlagworttool-Nutzung unsere Handreichung zur Verschlagwortung für das Themenportal "Weimarer Republik" zu durchzugehen, um mehr über die Systematik "Weimarer Republik", Praxistipps zur Verschlagwortung und Suchoptionen im Themenportal zu erfahren:

 

Während der Verschlagwortung raten wir dazu, zusätzlich die schematische Übersicht der Systematik "Weimarer Republik" in xtree zu öffnen. Hier erfahren Sie mehr über die Bedeutung der Schlagwörter: Unsere Schlagwörter werden durch die Verwendung eines kontrollierten Vokabulars der Gemeinsamen Normdatei (GND) und Wikidata semantisch eindeutig festgelegt, um die semantische Definition von Schlagwörtern zu präzisieren. Sind Sie sich einmal nicht sicher, wie ein Schlagwort gemeint ist und in welchem Kontext es benutzt wird, können Sie hier die Zusatzinformationen zu jedem Schlagwort, z. B. Links zur GND, zu Wikidata sowie alternative Bezeichnungen nachschauen.

xTree public - Schlagwort Europagedanke
In xtree finden Sie die gesamte Systematik: Ober- und Unterkategorien in Blau, Schlagwörter in Grün. Um zu einzelnen Schlagwörtern und den Zusatzinformationen zu navigieren, können Sie die übergeordneten Ober- und Unterkategorien nutzen. Um direkt zum Schlagwort zu gelangen, geben Sie den Schlagwortbegriff ganz ein Suchfeld ein.

 

1.4 Header

Der Header des Schlagworttools

 

Bei Betätigung des Archivportal-D-Buttons mit dem Pfeilsymbol gelangen Sie zurück ins Archivportal-D. Über den Hilfebutton gelangen Sie auf diese Seite. Ein Klick auf Ihren Benutzernamen (hier: Matilda Mustermann) bringt Sie zu Ihrer Profilseite im Archivportal-D und über den nach unten gerichteten Pfeil loggen Sie sich aus. Auch wenn Sie das Schlagworttool verlassen, wird der Zwischenstand Ihrer Verschlagwortung automatisch gespeichert.

 

2. Die Verschlagwortung

Die Oberfläche des Schlagworttools ist in zwei große Bereiche geteilt: Links die graue Navigationsleiste, darunter die Objekte Ihrer Merkliste mit den Hierarchiebäumen.

Navigationsleiste mit Hierarchiebaum und Objekten

 

Rechts der Bereich "Schlagwörter finden", in dem Sie unterschiedlich geordnete Übersichten zu den Schlagwörtern einsehen können.

Die Startseite des Schlagworttool mit dem Bereich zur Auswahl der Schlagwörter.

 

2.1 Ihr Arbeitsplatz

In der Navigationsleiste werden Ihnen unter "Merkliste" Ihre verschiedenen Listen sowie alle Objekte aus den Merklisten aus dem Archivportal-D angezeigt, die Sie auswählen und verschlagworten können. "Hierarchie verbergen/anzeigen", oben neben Ihrem Listennamen, klappt den Baum Archivtektonik und Beständeklassifikationen ein und aus. Die Objekte und die Hierarchie bieten Ihnen alle Erschließungsdaten, die Sie zum Verschlagworten benötigen:

  • Informationen zum Bestand (Beschreibung, Laufzeit, Signatur, Objekt beim Datengeber etc.)
Bestandsinformationen im Schlagworttool
Ein Klick auf "mehr/weniger anzeigen" klappt die Bestandsinformationen ein und aus.
  • Informationen zur Verzeichnungseinheit (Titel, Laufzeit, Signatur, Provenienz, falls vorhanden Digitalisat etc.)
Objektinformationen im Schlagworttool
Ein Klick auf "mehr/weniger anzeigen" unten im Objekt klappt die Erschießungsinformationen ein und aus.

Ein Klick auf den Titel bringt Sie auf die Objektseite des Archivportal-D und die Angaben "Objekt im Archiv" und "Digitalisat" bieten Ihnen Übersichten und Einblicke in die Akten beim Datengeber.

Haben Sie doch einmal ein falsches Objekt in Ihrer Liste, löschen Sie es über das x im Objekt. Damit wird es auch aus der Merkliste im Archivportal-D gelöscht.

 

2.2 Schlagwörter hinzufügen

Unter "Schlagwörter finden" erhalten Sie Einblick in alle Schlagwörter des Themenportals zur Weimarer Republik. Über "Suche in" wechseln Sie die Anzeige der Schlagwörter hinter dem Button "Systematik" zu Geografie oder Themen. Diese zwei Bäume sind wie auf der Themenportal-Startseite in Ober- und Unterkategorien geordnet.

Geografische Schlagwörter über die Systematik finden

 

Der Schlagwortpfad

Freitextsuche und A-Z Index bieten Ihnen einen anderen Zugang zu den thematischen wie geografischen Schlagwörtern, wenn Sie schon genauer wissen, welches Schlagwort Sie suchen.

Auch der Schlagwortpfad in den Schlagwörtern funktioniert wie im Themenportal: Ein Klick auf das Icon zeigt die Ober- und Unterkategorien des jeweiligen Schlagworts und macht es Ihnen so einfach, in den Kategorien zu navigieren und nach thematisch ähnlichen Schlagwörtern zu suchen.

Wenn zukünftig weitere Themenportale im Archivportal-D hinzukommen, wird es Ihnen möglich sein, zwischen diesen Portalen oben über das Dropdown "Themenportal" hin und her zu wechseln.

Haben Sie nun ein Schlagwort gefunden, das Sie zu einem Objekt hinzufügen möchten, dann klicken Sie darauf und ziehen es auf das entsprechende Objekt. Lassen Sie das Schlagwort einfach auf das Objekt fallen und es erscheint orange im Bereich "Schlagwörter hier ablegen".

Schlagwörter zu Objekten per Drag and Drop hinzufügen

 

Wenn Sie ein Schlagwort zu mehreren Objekten hinzufügen möchten, dann ziehen Sie das Schlagwort auf den entsprechenden Hierarchie-Eintrag, z. B. den Bestand. Dieses wird dann auf alle diesem Knoten untergeordneten Objekte aus der Liste vererbt.

Ein auf einem Hierarchieknoten abgelegtes Schlagwort wird an alle darunterliegenden Objekte vererbt.
Ein auf einem Hierarchieknoten abgelegtes Schlagwort wird an alle darunterliegenden Objekte vererbt ...
Ein auf einem Hierarchieknoten abgelegtes Schlagwort wird an alle darunterliegenden Objekte vererbt.
... und taucht dann in den Objekten auf.

Allerdings funktioniert dies nur innerhalb eines Archivs. Haben Sie Objekte aus verschiedenen Archiven in Ihrer Liste und möchten Sie ein Schlagwort zu allen Objekten hinzufügen, müssen Sie diesen Vorgang bei allen Archiven wiederholen.

 

2.3 Schlagwörter im Objekt bearbeiten

Die Schlagwörter im Objekt lassen sich auf unterschiedliche Weise bearbeiten. Für schon im Themenportal vorhandene Schlagwörter (weiß) können Sie bei den Admins eine Löschung beantragen, wenn ein Schlagwort doch nicht so recht zu dieser Verzeichnungseinheit passt. Dazu klicken Sie auf das x in weißen Schlagwörtern und es wird durchgestrichen. Mit einem weiteren Klick auf das x wird die Streichung wieder entfernt.

Schlagwörter im Objekt

 

Wenn Sie Ihre Entscheidung ändern und ein gerade aus der Systematik hinzugefügtes Schlagwort (orange) löschen wollen, erreichen Sie das auch wieder über das x in diesem Schlagwort.

Außerdem finden Sie in manchen Objekten Schlagwortvorschläge unseres Algorithmus (hellorange). Dieser scannt die Erschließungsinformationen und schlägt dann zu diesem Objekt passende Schlagwörter vor. Ihnen obliegt aber die endgültige Entscheidung, ob Sie den Vorschlag des Algorithmus annehmen oder nicht. Ein Klick auf den Haken bestätigt die Auswahl des Algorithmus, ein Klick auf das x lehnt diese ab.

Haben Sie alle hellorangen Vorschläge durchgeschaut und sind mit ihnen einverstanden, können Sie sie auch ohne aufwändige einzelne Klicks über den Button "Alle annehmen" in der Navigationsleiste bestätigen.

Alle annehmen bestätigt die Schlagwortvorschläge.

 

Genauso: Wenn keiner der Vorschläge Ihnen passend erscheint, dann lehnen Sie alle oben über den Button "Alle ablehnen" ab. Da unbearbeitete vorgeschlagene, hellorange Schlagwörter nicht an die Admins übermittelt werden, empfehlen wir Ihnen, lieber noch einmal zu kontrollieren, ob sich dort noch Vorschläge verstecken, die Sie gerne hinzufügen würden.

Wenn Sie mit Ihrer Verschlagwortung zufrieden sind, müssen Sie Ihre Objekte für eine Übergabe an die Admins kennzeichnen. Dies kann zum einen einzeln über den Button "erledigen" in den Objekten oder für alle Objekte oben in der Navigationsleiste über "Alle erledigen" geschehen.

Vorbereitung zur Sendung der Daten an die Admins

Die Einträge werden dann gesperrt, können aber über den Button "Objekt weiterbearbeiten" jeweils wieder freigeschaltet werden, sodass weitere Veränderungen möglich sind.

Objekte erledigen

 

2.4 Verschlagwortung abschließen

Ist Ihre Bearbeitung vollständig und sind alle Objekte als "erledigt" markiert, dann schicken Sie die Liste über den Button "Absenden" in der Navigationsleiste an die Admins. Im Pop-Up haben Sie die Möglichkeit, sich Ihre Verschlagwortung als CSV-Datei herunterzuladen und zu speichern.

Pop-up vor dem Absenden der Daten an die Admins

 

Nach dem Abschicken wird die Liste bei Ihnen gesperrt und im Dropdown "Merkliste" ausgegraut, bis die Admins Ihre Bearbeitung durchgeschaut und veröffentlicht haben. Haben Sie eine Verschlagwortung zu früh abgeschickt, können Sie diese erst wieder bearbeiten, wenn die Admins die Liste freigegeben haben. Schreiben Sie uns gegebenenfalls einfach an.

 

3. Veröffentlichung im Themenportal

Ist die Bearbeitung der Admins erfolgreich und sind die Objekte im Themenportal veröffentlicht, bekommen Sie eine E-Mailbenachrichtigung an Ihre im Archivportal-D hinterlegte Adresse, eventuell mit Nachfragen oder Hinweisen. In dieser E-Mail erhalten Sie ebenfalls die fertige Verschlagwortung als CSV-Datei. Danach können Sie Ihre Liste wieder im Schlagworttool einsehen und schauen, welche Schlagwörter die Admins bestätigt (hinzugekommene weiße Schlagwörter) und welche sie abgelehnt haben (rote Schlagwörter mit nur einem x). Dann stehen die Objekte für eine weitere Bearbeitung zur Verfügung. Wenn Sie mit einzelnen Entscheidungen der Admins nicht einverstanden sind, nehmen Sie weitere Änderungen vor und schicken die Liste wieder zurück. Hier lohnt es sich, über unsere Kontaktdaten mit den Admins in Verbindung zu treten und Fragen und Probleme anzusprechen.

Die Veröffentlichung der Schlagwörter im Themenportal zur Weimarer Republik kann bis zu 24 Stunden dauern, da das System sich nur einmal am Tag aktualisiert.

 

4. Zusatzinformationen

Unter "Schlagwörter finden" gibt es noch ein weiteres Dropdown "Themenportale" über das Sie zukünftig Verschlagwortungen für weitere Themenportale vornehmen können. Haben Sie Interesse am Aufbau eines eigenen Themenportals, sprechen Sie uns gerne über die genannte E-Mailadresse an.

 

5. Kontakt

Haben Sie während der Bearbeitung oder an irgendeiner anderen Stelle Fragen zum Schlagworttool, kontaktieren Sie uns gerne unter: apd-themenportale [at] la-bw.de

Ihr Themenportal-Team