Die Aufgaben des zweiten Büros der zweiten Division werden in dem Geschäftsverteilungsplan von 1809 (vgl. Recueil des actes ..., 1809, S. 530, sowie Annuaire ..., 1810, S. 195 f.; 1811, S. 120; 1812, S. 180; 1813, S. 273 mit Angabe der Beamten) wie folgt umschrieben: „Budgets der Gemeinden und öffentlichen Anstalten Ihre Einnahmen und Ausgaben jeder Art Rollen über freiwillige Umlagen (roles de souscriptions volontaires) in den Gemeinden zu den unterschiedlichsten Zwecken Rechnungsabschlüsse (arretes de comptes) der Maires, der Einnehmer, der äußeren Kirchenfabriken, der Verwaltungskommissionen der Hospitäler und anderen Wohltätigkeitsanstalten, der öffentlichen Schulen Rechnungswesen der Reservekompanie Rechnungswesen der Nationalgarde Rechnungswesen der Lieferungen (fournitures par voie d'appel". Die vorliegende Aktengruppe enthält überwiegend Unterlagen zum Haushaltswesen der Gemeinden, und zwar zu den Budgets, d. h. den Voranschlägen über die zu erwartenden Einnahmen und Ausgaben. Die Erstellung von Budgets war gesetzlich vorgeschrieben, da keine Gemeinde ohne Genehmigung des Präfekten bei Einkünften von mehr als 20.000 francs des Kaisers - über ihre Einnahmen verfügen durfte. Die Maires mußten den Munizipalräten jährlich während ihrer Sitzungsperiode vom 1. bis 15. Mai Haushaltsvoranschläge für das kommende Jahr unterbreiten und Punkt für Punkt beraten lassen. Die entsprechenden Sitzungsprotokolle der Munizipalräte liegen, ohne daß dies bei der Verzeichnung eigens vermerkt worden wäre, in der Regel den Budgets bei. Wenn die Einkünfte der Gemeinden nicht ausreichten, um die Ausgaben zu decken, konnten lokale Steuern eingeführt oder Umlagen der fehlenden Mittel auf die Einwohner gemacht werden. Beide Maßnahmen bedurften der Genehmigung des Präfekten bzw. der vorgesetzten Pariser Behörden. Die Umlagen auf die Einwohner sind insofern von besonderem Interesse als hier Namenlisten vorliegen, die als Ergänzung der ja nicht lückenlos überlieferten Bevölkerungslisten angesehen werden können und die zugleich Auskunft über die wirtschaftlichen Verhältnisse geben, da die Umlagen in der Regel prozentual zu dem Grund Steueraufkommen erfolgten. Was in der Aktengruppe nahezu völlig fehlt, sind Rechnungen. Soweit sie Gemeinden des späteren Regierungsbezirks Aachen betreffen, wurden sie auf Grund einer Verfügung der Regierung Aachen vom 9. Juli 1830 über die Landräte der einzelnen Kreise an die Gemeinden abgegeben (vgl. die Listen in Regierung Aachen Nr. 2049). Ein detailliertes Verzeichnis dieser Rechnungen, soweit sie 1816 vorhanden waren, sowie summarische Verzeichnisse für die Kreise Jülich, Erkelenz, Köln, Krefeld und Kleve finden sich in der Akte Roerdepartement Nr. 3104, Bl. 74-113. (Vgl. zur Entstehung dieser Verzeichnisse Regierung Aachen Nr. 2049). Obwohl sich ein eigenes Büro mit Fragen des kommunalen Schuldenwesens befaßte (vgl. unten) sind auch in der vorliegenden Aktengruppe Schuldenetats vorhanden. Die Abgrenzung zwischen den Vorgängen, die die kommunale Verwaltung, und denen, die das kommunale Rechnungswesen betreffen, ist bei der Bildung der Akten in vorarchivischer Zeit nicht immer klar vollzogen worden. So finden sich in der ganzen Gruppe, vor allem aber bei den Budgets, Korrespondenzen, die kommunale Verwaltungsangelegenheiten betreffen und insbesondere die dortigen Abschnitte 5.1.6 "Verkauf und Verpachtung von Gemeindegütern ......" und 5.1.8. "Indirekte Abgaben" (vgl. oben) ergänzen. Sie sind bei der Verzeichnung in Klammern hinter dem betreffenden Ort - je nach Wichtigkeit - ganz oder in Auswahl ausgeworfen worden.
