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Nachträge (Bestand)
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Historisches Archiv der Stadt Köln (Archivtektonik) >> Stadt Köln >> Reichsstädtische Überlieferung >> Rat und Verwaltung >> Verwaltung >> Verfassung und Verwaltung (V+V)
Bereits im 19. Jahrhundert war ein Findbuch des damals geordneten Bestands Verfassung und Verwaltung (Best. 30) angelegt worden. In ihm waren zusammengefasst Eidbücher, Sammelhandschriften, Statuten, Morgensprachen, Rollen und Ordnungen, das Schriftgut der Zentralverwaltung, also vor allem des Rats und seiner Organe, und das Schriftgut der Gerichte, wobei das Schreinswesen, Bauerbänke und Notare dem Gerichtswesen zugeschlagen worden waren. Als Walther Stein seine Akten zur Geschichte der Verfassung und Verwaltung der Stadt Köln im 14. und 15 Jahrhundert herausgab, bezog er Schriftstücke in seine Publikation ein, die bisher im Findbuch nicht verzeichnet waren und zum großen Teil auch nicht nachgetragen worden sind. Abgesehen von einzelnen späteren Einträgen nachfolgender Archivare blieb der Bestand Verfassung und Verwaltung so, wie er im 19. Jahrhundert geordnet und durch ein Findbuch erschlossen war.
Nach dem 2. Weltkrieg entschied man sich, Restbestände zu erschließen und mit Hilfe eines Findmittels benutzbar zu machen. Gerhard Steinhofer gab Aktenstücke so, wie er sie vorfand, eine Nummer und ordnete die Akten in einem 1956 fertiggestellten Findbuch alphabetisch nach Betreffen. Auch diese Nummern sind in der Literatur vielfach zitiert.
Jedoch hatte auch Steinhofer in seinem schnellen Durchgang nicht alle Aktenstücke erfasst, die "Verfassung und Verwaltung" betreffen. Es blieben mehrere ungeordnete Teil-Bestände übrig, in denen sich sogar zahlreiche, teilweise schon von Stein in seiner Quellenpublikation gedruckte Schriftstücke fanden. Manche Aktenstücke waren schon unter Signaturen wie "Topographie" oder "Geleitsregister" der Forschung zugänglich gemacht und so zitiert worden. Auch diese AKten und Bestände oder Teilbestände mussten durchgesehen, erfasst und neugeordnet werden. Schon vor der Neuordnung war klar, dass der alte im 19. Jahrhundert geordnete und durch ein Findbuch erschlossene Bestand "Verfassung und Verwaltung" nicht umorganisiert oder gar mit neuen Signaturen versehen werden konnte. Das Gleiche gilt im Prinzip auch für den von Steinhofer verzeichneten "Nachtrag zu Verfassung und Verwaltung". Bei der Durchsicht des Bestands "Nachtrag" in den 1980er Jahren wurde jedoch deutlich, dass Steinhofer Akten zu einem Bestand zusammengeführt hatte, die dort nicht hingehörten, oder Akten zusammengefasst hatte, die getrennt werden mussten. Daher waren Eingriffe erforderlich. In der Mehrzahl der Fälle blieb jedoch die von Steinhofer vergebene Nummer erhalten. Mussten Aktenstücke getrennt werden, weil die Teile zu verschiedenen Ämtern beispielsweise gehörten, erhielten diese Teile zur von Steinhofer vergebenen Nummer eine a-, b-, c- oder d-Signatur (beispielsweise N 341 a, 341 b, 341 c usw.). Die wenigen Aktenstücke, die nicht zur "Verfassung und Verwaltung" gehörten, wurden ausgeschieden und dem entsprechenden Bestand zugeordnet, zu dem sie eigentlich gehörten.
Das Gliederungsschema der Nachträge lehnt sich an die Gliederung des Findbuchs aus dem 19. Jahrhundert an. Unter dem Gliederungspunkt Allgemeines finden sich Sammelhandschriften, Statuten und Morgensprachen. Es folgen Akten der Zentralverwaltung, worunter vor allem der Rat zu verstehen ist. Zum Rat gehören eigentlich noch die Ratsämter, die aber aus praktischen Gründen der Übersichtlichkeit ausgegliedert sind. Hatte ein Ratsamt eine Gerichtsbarkeit hervorgebracht oder vom Rat delegiert erhalten, wurden die Akten solcher Gerichte den Ratsäm-tern zugeordnet, beispielsweise das Bürgermeistergericht den Bürgermeistern, das Gewaltgericht den Gewaltrichtern und das Weinschulengericht den Rheinmeistern. Die Akten, die in dem Amt geführt wurden, dem der Ratsherr oder gewesene Ratsherr vorstand, sind dem jeweiligen Ratsamt zugeordnet, beispielsweise die Rentkammer und andere Kassen den Rentmeistern, Polizeisachen den Gewaltrichtern, die Kellerschreiberei den Weinmeistern, die Apotheken den Apothekenherren usw. Obwohl die städtischen Bediensteten letzen Endes der städtischen Zentralverwaltung und dem Rat unterstellt waren, wurden sie zu einem besonderen Bereich der Verfassung und Verwaltung zusammengefasst. Das Gleiche gilt für städtische Einrichtungen. Aus Gründen der Übersichtlichkeit empfahl es sich, Beratungsgegenstände vor dem Rat zu einem größeren Bereich des Bestands zusammenzustellen. Zeremonialien, Bürgerrecht, Reform, Unruhen, Fehde, Geleit und anderes waren Probleme, die den Rat immer wieder beschäftigt haben und zu deren Lösung er oft Schickungen und Kommissionen zusammentreten ließ. Der Gliederungspunkt Beratungssachen soll die Übersichtlichkeit erhöhen und den Zugriff zu bestimmten Akten erleichtern.Herausgehoben zu werden aus der Zentralverwaltung oder dem Gerichtswesen unter dem er im Findbuch des 19. Jahrhunderts steht, verdient das Schreinswesen. Dazu gehören auch alle sonstigen Liegenschaften in der Stadt. Abgesetzt von der Zentralverwaltung gehört das Schreinswesen auch deshalb, weil die Schreine von relativ selbstständigen Behörden in Kirchspielen und Sondergemeinden verwaltet wurden. Es folgen fast am Schluss die Gerichte. Allerdings finden sich unter der Rubrik Gerichtswesen nicht die Gerichte, die Ratsämtern angegliedert waren. Zum Schluss sind Verträge und dergleichen aufgelistet, die mit der Stadt nicht unbedingt etwas zu tun hatten, aber aus irgendwelchen Gründen im Archiv gelandet sind, möglicherweise weil sie Gegenstand von Verfahren vor Kölner Gerichten gewesen sind.
