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Damit die Verwaltung des neuen Bistums Aachen funktionieren konnte, war es auf die sogenannten Ortsakten, die sich überwiegend auf die Pfarreien bezogen, angewiesen. Diese wurden von den Vorgängerbistümern, dem Erzbistum Köln sowie dem Bistum Münster 1931 übernommen und zunächst weitergeführt. Köln gab zudem die Akten der von 1825 bis 1920 zum Erzbistum gehörenden Orte ab, die nach dem Ersten Weltkrieg zum Königreich Belgien kamen.
