Schritte zur Beteiligung an der Deutschen Digitalen Bibliothek (DDB) und am Archivportal-D

Schritte zur Portalbeteiligung
 


Sehr geehrte Datenpartner,
wir freuen uns über Ihr Teilnahmeinteresse, beraten Sie gern und nehmen Ihre Datenlieferungen gern entgegen. Aufgrund der hohen Nachfrage sowie struktureller Anpassungsprozesse kann es derzeit allerdings zu Verzögerungen bei der Aufbereitung und Einspielung Ihrer Daten kommen – dies gilt insbesondere für größere Objektzahlen (über 1 Mio.). Wir arbeiten bereits an einer verbesserten technischen Architektur und rechnen voraussichtlich ab dem vierten Quartal 2017 mit einer deutlichen Beschleunigung der Verarbeitungsprozesse. Bis dahin bitten wir Sie um Verständnis für längere Wartezeiten – wir bemühen uns, Ihnen zeitnah weiterzuhelfen.
Ihre Kolleginnen und Kollegen von der Servicestelle und der Fachstelle Archiv


Registrierung bei der DDB

Um Teil der DDB bzw. des Archivportals-D zu werden, müssen Sie Ihr Archiv in einem ersten Schritt bei der DDB als Partner registrieren. So noch nicht vorhanden, benötigen Sie zunächst ein persönliches Benutzerkonto. Mit Ihrem Benutzernamen und Passwort können Sie sich dann im Registrierungsportal der Deutschen Digitalen Bibliothek anmelden und Ihre Einrichtung eigenständig registrieren. Neben Name und Standort(en) Ihres Archivs werden die Internetadresse Ihres Webauftritts sowie die Archivsparte erfragt. Die Archivsparten orientieren sich an den acht Fachgruppen des VdA (Verband deutscher Archivarinnen und Archivare e.V.).
 

Der Registrierungsvorgang erfolgt in wenigen Schritten und dauert nur 5-10 Minuten. Anschließend werden Ihre Registrierungsdaten überprüft und innerhalb von 1-2 Wochen wird Ihre Institution im Archivportal-D und auch auf der Kulturlandkarte der DDB sichtbar. Mit der Registrierung sind keine weiteren Verpflichtungen für Sie verbunden.
 

Weiterführende Links

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Beantragung eines ISIL

Neben der Registrierung innerhalb der DDB ist auch die Beantragung eines sogenannten ISIL erforderlich. ISILs (International Standard Identifier for Libraries and Related Organizations) werden zur eindeutigen Identifizierung von Bibliotheken, Archiven und verwandten Einrichtungen in regionalen Verbunddatenbanken, dem Leihverkehr und anderen Anwendungen eingesetzt. Innerhalb der DDB-Plattformen werden ISILs ebenfalls zur eindeutigen Identifikation von Institutionen benötigt.
 

In Deutschland vergibt die Deutsche ISIL-Agentur und Sigelstelle an der Staatsbibliothek zu Berlin ISILs. Um ein ISIL zu beantragen, füllen Sie ein Formular auf der Website der Deutschen ISIL-Agentur aus. Dieses finden Sie unter http://sigel.staatsbibliothek-berlin.de/beantragung/, für die Beantragung benötigen Sie etwa 5-10 Minuten. Bitte füllen Sie die folgenden Felder aus:
 

ACHTUNG: Beim Punkt "Typ der Einrichtung" soll nicht die allgemeine Angabe "Archive" ausgewählt werden, sondern eine VdA-Fachgruppe bzw. Archivsparte, da die allgemeine Kategorie "Archiv" später dadurch abgelöst werden soll.
 

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Unterzeichnung des Kooperationsvertrags

Rechtliche Grundlage für eine Datenlieferung an die DDB und das Archivportal-D ist ein Kooperationsvertrag. Dieser kann hier als PDF abgerufen werden. Die Rücksendung des unterzeichneten Vertrags erfolgt per Post an die folgende Adresse:
 

Postanschrift Geschäftsstelle DDB:
Geschäftsstelle - Deutsche Digitale Bibliothek
Stiftung Preußischer Kulturbesitz
Von-der-Heydt-Str. 16-18
10785 Berlin
 

Hinweise zum Kooperationsvertrag finden Sie auf den Seiten der DDB: https://www.deutsche-digitale-bibliothek.de/content/ueber-uns/kooperationsvertrag. Rückfragen zum Vertrag beantwortet außerdem die Geschäftsstelle der DDB. Detaillierte Informationen zu rechtlichen Voraussetzungen der Kooperation mit der Deutschen Digitalen Bibliothek finden Sie zudem unter diesem Link in einer PDF-Broschüre zusammengefasst.
 

ACHTUNG: Archive, die bereits in dem Portal archive.nrw mit Daten vertreten sind, müssen keinen separaten Kooperationsvertrag mit der DDB abschließen. Die Regelung der rechtlichen Rahmenbedingungen erfolgt hier über das Landesarchiv NRW. Weitere Informationen dazu finden Sie hier (externer Link zum Blog des LWL-Archivamts). Da die eigentliche Datenbereitstellung von Erschließungsinformationen vom Landesarchiv NRW als Betreiber von archive.nrw übernommen wird, entfallen für die betreffenden Archive aus NRW auch die im Folgenden genannten Schritte.
 

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Ausfüllen des Content-Fragebogens

Wenn sich Ihre Archiveinrichtung aktiv mit Daten am Portal beteiligen möchte, wenden Sie sich bitte direkt an die Fachstelle Archiv oder die Servicestelle der DDB.  Daraufhin erhalten Sie den Link zu einem personalisierten Online-Fragebogen zugesandt.
 

Mit dem Ausfüllen des Content-Fragebogens geben Sie einen Überblick über Ihre digitalen Bestände sowie die Anzahl ihrer digitalisierten Objekte (z.B. Archivalienabbildungen). Für jede Einrichtung muss nur ein Fragebogen ausgefüllt werden.
 

ACHTUNG: Wenn Ihre Einrichtung reine Erschließungsinformationen (ohne zusätzliche Text- oder Bilddateien) liefert, tragen Sie bitte unter Punkt 5 "Art und Anzahl der digitalen Objekte/Medientypen (Mehrfachnennung möglich)" die Anzahl im Feld "ohne Medientyp" ein. Bei der Option "Text" handelt es sich um digitalisierte Objekte, die primär aus Text bestehen (z.B. Urkunden, Akten, Druckschriften,…).


 

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Definition der Rechte und Lizenzen für Metadaten und digitale Objekte

Durch eine Beteiligung Ihrer Einrichtung an der DDB werden Ihre Metadaten (digital vorliegende Erschließungsinformationen) und Ihre digitalen Objekte (z. B. Bild-, Audio- oder Videodateien) Nutzerinnen und Nutzern zur Verfügung gestellt. Da Metadaten und digitale Objekte urheberrechtlich geschützt sein können, müssen für die Verwendung die entsprechenden Lizenzen definiert werden.
 

Die Rechteinformation muss maschinenlesbar dargestellt werden, damit Nutzer auf einen Blick sehen können, wie bzw. ob Inhalte nachgenutzt werden können. Zusätzlich kann eine textliche Rechteinformation, welche frei definierbar ist, angegeben werden. Das Landesarchiv Baden-Württemberg formuliert diese z.B. wie folgt: "Es gelten die Nutzungsbedingungen des Landesarchivs Baden-Württemberg".
 

Bei der Auswahl von Lizenzen ist zu unterscheiden, welche Lizenz Ihre Einrichtung einerseits für die Metadaten und andererseits für die Digitalisate vergeben will.
 

Weiterführender Link

 

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Festlegung der Import- bzw. Ingestreihenfolge (Einspielreihenfolge) von Seiten der DDB

Zu welchem Zeitpunkt die Einspielung Ihrer Daten erfolgt, hängt von verschiedenen organisatorischen (z. B. Größe der Bestände), inhaltlichen und technischen (u.a. Metadatenformat, Anzahl der Digitalisate) Kriterien ab. Diese Regelung wurde zur Vermeidung eventueller Engpässe bei der Einspielung getroffen. Es ist daher wichtig, dass der Contentfragebogen möglichst früh im Teilnahmeprozess ausgefüllt wird.
 

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Bereitstellung eines Logos

Sowohl in der DDB als auch im Archivportal-D wird ein Logo der datenliefernden Einrichtung angezeigt. Hierfür benötigen wir von Ihrem Archiv eine Logo-Datei in webfähiger Qualität. Dieses können Sie bei der Registrierung hochladen.
 

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Lieferung von Testdaten

Anhand eines Testdatensets soll überprüft werden, inwieweit Ihre Datenlieferung dem archivischen Standardlieferformat für DDB und Archivportal-D, EAD(DDB), entspricht.
 

Als Testdaten werden Datensätze empfohlen, welche gut erschlossen sind, da diese eine Vielzahl unterschiedlicher Felder abdecken. Von Vorteil ist es auch, Bestände unterschiedlicher Materialientypen zu liefern, um so deren unterschiedliche Umsetzung kontrollieren zu können. Insgesamt soll es sich bei dem Testdatenset um maximal 2.000 Verzeichnungseinheiten handeln.
 

Die Kontrolle der Testdaten dient zur Überprüfung, ob Ihre gelieferten Inhalte so verarbeitet werden können oder ob ein Mapping nach EAD(DDB) notwendig ist. Diese Überprüfung erfolgt bei der  Fachstelle Archiv im Landesarchiv Baden-Württemberg.
 

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Anpassungen am Mapping

Nach Prüfung der Testdaten muss, falls nötig, ein Mapping nach EAD(DDB) erstellt werden, wobei wir Sie im Rahmen unserer Ressourcen gerne unterstützen.
 

Dabei werden Regeln für die Konvertierung der Daten erstellt, so dass die Inhalte den richtigen Elementen des Zielformats EAD(DDB) zugeordnet und in der DDB in den entsprechenden Feldern angezeigt werden.
 

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Kontrolle im Testsystem der DDB durch den Datenlieferanten

Einige Ihrer Daten (bevorzugt die schon gelieferten Testdaten), werden in ein Testsystem der DDB geladen. Dort haben Sie die Möglichkeit, die Darstellung Ihrer Daten noch einmal optisch zu überprüfen. Bei Korrekturen muss das Mapping (siehe Punkt 9: Anpassungen am Mapping) nochmals angepasst werden.
 

Da das Einspielen der gesamten Bestände eines Archivs in das Produktivsystem mit zeitlichem Aufwand verbunden ist, soll durch die Kontrolle im Testsystem sichergestellt werden, dass die Daten korrekt geladen werden.
 

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Veröffentlichung der Daten in DDB und Archivportal-D

Ihre gesamte Echtdaten-Lieferung, die auf einem FTP-Server der DDB hochgeladen werden soll (die Zugangsdaten erhalten Sie im Laufe des Teilnahmeprozesses), wird in das Produktivsystem der DDB eingespielt. Da das Archivportal-D hinsichtlich archivischer Inhalte auf den gleichen Datenbestand zugreift, werden die Daten ohne weitere Aufwände Ihrerseits auch gleichzeitig dort veröffentlicht. Sobald dies erfolgt ist, werden Sie von uns informiert.
 

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FAQs zur Teilnahme

Häufig gestellte Fragen und entsprechende Antworten haben wir auf einer eigenen Seite für Sie zusammengestellt. Dort finden Sie auch weitere Informationen zu den Besonderheiten für Archive, die bereits im Portal Archive in NRW bereits mit Daten vertreten sind.
 

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